Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales
Versión vigente: Mayo de 2025
1. Identificación del Responsable del Tratamiento
De conformidad con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, el responsable del tratamiento de los datos personales recopilados a través de la plataforma Doru es:
- • Razón social: We4labs S.A.S.
- • NIT: 901054881-6
- • Producto: Doru
- • Domicilio: Colombia
- • Correo electrónico: info@doru.com.co
- • Teléfono: +57 316 9820642
- • Sitio web: https://doru.com.co
2. Marco Legal
Esta política se rige por las siguientes disposiciones legales vigentes en la República de Colombia:
- • Constitución Política de Colombia, artículo 15 (derecho a la intimidad y al Habeas Data).
- • Ley 1581 de 2012 — Régimen General de Protección de Datos Personales.
- • Decreto 1377 de 2013 — Reglamentación parcial de la Ley 1581 de 2012.
- • Decreto 1074 de 2015 — Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo (incorpora normas de protección de datos).
- • Ley 1266 de 2008 — Habeas Data financiero.
- • Circular Externa SIC 002 de 2015 y demás instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) como autoridad de protección de datos.
3. Descripción de la Plataforma Doru
Doru es una plataforma SaaS (Software como Servicio) de gestión y agendamiento veterinario desarrollada por We4labs S.A.S. La plataforma permite a clínicas, consultorios y profesionales veterinarios gestionar citas, historias clínicas de pacientes animales, comunicaciones con propietarios de mascotas, pagos y documentación médica.
Entre sus funcionalidades se encuentra la Bitácora de Consulta: una herramienta de grabación de audio que transcribe automáticamente la consulta veterinaria y, mediante inteligencia artificial, genera notas médicas estructuradas (anamnesis, diagnóstico, plan de tratamiento, entre otros). Esta funcionalidad tiene como finalidad agilizar la documentación clínica y mejorar la calidad del registro médico veterinario.
4. Datos Personales Recopilados
We4labs S.A.S. recopila las siguientes categorías de datos personales:
4.1 Datos de propietarios de mascotas (usuarios finales)
- • Datos de identificación: nombre completo, número de documento de identidad.
- • Datos de contacto: correo electrónico, número de teléfono, dirección.
- • Datos financieros: información necesaria para el procesamiento de pagos por los servicios contratados (gestionados a través de pasarelas de pago certificadas).
- • Datos de geolocalización: cuando se requiera para la prestación de servicios a domicilio.
4.2 Datos de las mascotas
- • Nombre, especie, raza, edad, peso, sexo, microchip y fotografía.
- • Historial médico, vacunaciones, diagnósticos y planes de tratamiento.
- • Registros de audio y transcripciones de consultas generados mediante la Bitácora de Consulta.
4.3 Datos de profesionales veterinarios y socios (partners)
- • Datos de identificación profesional: nombre, tarjeta profesional, NIT o cédula.
- • Datos de contacto y de la clínica o consultorio.
- • Datos bancarios para gestión de pagos y suscripciones.
- • Grabaciones de audio y notas generadas mediante la Bitácora de Consulta.
5. Finalidades del Tratamiento
- • Prestación integral de los servicios de gestión veterinaria ofrecidos a través de Doru.
- • Generación y almacenamiento de historias clínicas de pacientes animales.
- • Agendamiento, coordinación y seguimiento de citas veterinarias.
- • Transcripción automática y generación de notas médicas mediante inteligencia artificial a través de la Bitácora de Consulta.
- • Envío de recordatorios, notificaciones y comunicaciones relacionadas con los servicios.
- • Facturación, procesamiento de pagos y gestión de suscripciones.
- • Mejora continua de los servicios y entrenamiento supervisado de modelos de inteligencia artificial, previa anonimización de los datos.
- • Cumplimiento de obligaciones legales y respuesta a autoridades competentes.
6. Bitácora de Consulta: Grabación, Transcripción e Inteligencia Artificial
La Bitácora de Consulta es una funcionalidad que permite al profesional veterinario grabar el audio de una consulta, transcribirlo automáticamente y generar notas médicas estructuradas mediante inteligencia artificial. El tratamiento de datos derivados de esta funcionalidad se rige por las siguientes reglas:
6.1 Autorización en consultas con propietario presente
Cuando la consulta se realice en presencia del propietario o tutor de la mascota u otro tercero, el profesional veterinario es el responsable directo de obtener la autorización verbal o escrita de dicha persona antes de iniciar la grabación, informándole sobre:
- (a) La grabación de audio que se realizará durante la consulta.
- (b) El uso de la transcripción para generar notas médicas mediante inteligencia artificial.
- (c) El almacenamiento del registro en la historia clínica del paciente animal.
- (d) Sus derechos como titular conforme a la Ley 1581 de 2012.
Al activar la Bitácora de Consulta, el profesional veterinario declara y garantiza que ya obtuvo dicha autorización del propietario o tutor presente. La plataforma registra este acto como confirmación de la autorización otorgada, siendo el profesional el único responsable ante cualquier reclamación derivada de la ausencia o insuficiencia del consentimiento.
6.2 Monólogo profesional del veterinario
Cuando la grabación corresponda exclusivamente a un monólogo del profesional veterinario —es decir, cuando no haya propietario ni tercero presente en la consulta—, no se requiere autorización adicional de terceros. En este caso, el profesional veterinario actúa como titular de sus propias comunicaciones, y el uso de la grabación queda sujeto a los términos de la suscripción contratada con We4labs S.A.S.
6.3 Almacenamiento y seguridad de los registros de audio
Los archivos de audio, sus transcripciones y las notas médicas generadas se almacenan en infraestructura segura de AWS (Amazon Web Services), con cifrado en tránsito (TLS) y en reposo (AES-256). El acceso está restringido al profesional veterinario titular de la cuenta y al personal autorizado de We4labs S.A.S. para soporte técnico, bajo acuerdos de confidencialidad.
6.4 Retención y eliminación
Los registros de audio se conservan durante la vigencia de la suscripción activa y hasta 90 días adicionales tras la cancelación o vencimiento, a menos que la ley exija un período mayor o que el titular solicite su eliminación anticipada. Transcurrido ese plazo, los archivos de audio son eliminados de forma permanente. Las notas médicas generadas pueden conservarse como parte de la historia clínica del paciente de acuerdo con las normas veterinarias aplicables.
7. Autorización para el Tratamiento de Datos
We4labs S.A.S. recopila y trata datos personales únicamente cuando ha obtenido la autorización previa, expresa e informada del titular, salvo en los casos exceptuados por el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (obligaciones legales, protección de intereses vitales, datos de acceso público, entre otros).
La autorización se obtiene a través de:
- (a) Aceptación de la presente política en el proceso de registro en la plataforma.
- (b) Mecanismos de consentimiento digital integrados en la plataforma, incluyendo el flujo de autorización de la Bitácora de Consulta.
We4labs S.A.S. conserva los registros de las autorizaciones otorgadas, conforme al artículo 7 del Decreto 1377 de 2013.
8. Derechos de los Titulares
Los titulares de datos personales tienen los siguientes derechos, ejercibles en cualquier momento:
- • Conocer: Acceder gratuitamente a sus datos personales que han sido objeto de tratamiento.
- • Actualizar y rectificar: Solicitar la corrección de datos inexactos, incompletos o desactualizados.
- • Suprimir: Pedir la eliminación de sus datos cuando no exista obligación legal o contractual de conservarlos.
- • Revocar la autorización: Retirar en cualquier momento el consentimiento otorgado, sin efecto retroactivo.
- • Presentar quejas: Ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), cuando considere que sus derechos han sido vulnerados.
- • Oponerse: Al tratamiento de sus datos para finalidades específicas, cuando ello sea procedente conforme a la ley.
Para ejercer estos derechos, el titular puede enviar una solicitud escrita al correo electrónico info@doru.com.co, indicando: nombre completo, número de documento, descripción clara de la solicitud y documentos que la soporten.
We4labs S.A.S. dará respuesta en un plazo máximo de 15 días hábiles para consultas y reclamos, prorrogables por un término igual cuando las circunstancias lo justifiquen, conforme al artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.
9. Seguridad de la Información
We4labs S.A.S. implementa medidas técnicas, administrativas y físicas para proteger los datos personales contra acceso no autorizado, pérdida, alteración, divulgación o uso indebido:
- • Infraestructura en la nube de AWS con certificaciones de seguridad (SOC 2, ISO 27001).
- • Cifrado de datos en tránsito mediante TLS 1.2 o superior.
- • Cifrado de datos en reposo con AES-256.
- • Control de acceso basado en roles (RBAC) y autenticación multifactor.
- • Monitoreo continuo de la infraestructura y gestión de vulnerabilidades.
- • Políticas internas de manejo de datos y acuerdos de confidencialidad con empleados y contratistas.
10. Transferencia y Transmisión de Datos a Terceros
We4labs S.A.S. podrá transferir o transmitir datos personales a los siguientes tipos de destinatarios, únicamente bajo las condiciones permitidas por la ley:
- • Proveedores de servicios tecnológicos (AWS, OpenAI, Twilio, Pusher) que actúan como encargados del tratamiento, vinculados mediante cláusulas contractuales de protección de datos.
- • Pasarelas de pago certificadas para el procesamiento de transacciones.
- • Autoridades judiciales, administrativas o de control, en cumplimiento de obligaciones legales.
We4labs S.A.S. no venderá, arrendará ni cederá datos personales a terceros con fines comerciales propios ajenos a la prestación del servicio.
11. Vigencia del Tratamiento
Los datos personales serán tratados durante el tiempo en que la relación contractual con We4labs S.A.S. se encuentre vigente y por el tiempo adicional necesario para cumplir obligaciones legales, contractuales o regulatorias. Una vez cumplidas dichas finalidades, los datos serán suprimidos de forma segura de las bases de datos de la plataforma.
12. Modificaciones a la Política
We4labs S.A.S. se reserva el derecho de modificar esta política en cualquier momento. Los cambios sustanciales serán notificados a los usuarios con al menos 10 días hábiles de anticipación a través de la plataforma y/o correo electrónico registrado. La versión vigente estará siempre disponible en https://doru.com.co.
We4labs S.A.S. — NIT 901054881-6 — Producto: Doru — info@doru.com.co
Última actualización: Mayo de 2025